Analyse

Au début de chaque appel d’offres, il s’agit tout d’abord de déterminer l’objet du marché. À cette fin, il faut évaluer les besoins concrets et les perspectives budgétaires de l’adjudicateur, analyser le marché ainsi que déterminer les objectifs d’acquisition et les exigences concernant la prestation à acquérir.

Conception

Une fois l’objet du marché déterminé, vient la phase de planification globale. On commence par déterminer, sur la base de l’objet concret du marché, si l’appel d’offres se fera en procédure ouverte ou sélective. Si les conditions correspondantes sont remplies, l’adjudication peut aussi se faire sur invitation ou de gré à gré. Ces dernières formes de procédure ne seront pas traitées ci-après. Tout marché envisagé, qui fera l’objet d’une procédure ouverte ou sélective doit faire l’appel d’un appel d’offres séparé. Dans l’appel d’offres, l’adjudicateur indique les bases du concours (informations sur l’adjudicateur, le type de marché et de procédure, l’objet du marché, le lieu et le moment de la fourniture de la prestation). En outre, l’adjudicateur peut aussi émettre un dossier qui précise la préqualification (première étape de la procédure sélective) ou l’appel d’offres. L’adjudicateur définit en particulier les critères de qualification et d’adjudication de même que les spécifications techniques (cf. aussi chapitres Critères de qualification, Critères d’adjudication, Spécifications techniques).

Il peut être judicieux (et facilite la conclusion future du contrat) d’élaborer déjà à ce moment un modèle de contrat à joindre au dossier de l’appel d’offres.

Demande de participation et offre

Contrairement à la procédure ouverte, où tous les soumissionnaires intéressés peuvent soumettre directement une offre, la procédure sélective possède une étape de préqualification (ou présélection) : les soumissionnaires intéressés commencent par déposer une demande de participation à l’appel d’offres. Sur la base des critères de qualification (cf. chapitre Critères de qualification), l’adjudicateur vérifie les qualifications des soumissionnaires et, s’ils les remplissent (présélectionnés), les invite à faire leurs offres.

Dans la procédure sélective, le contrôle de la qualification et celui des offres sont donc obligatoirement réalisées en deux étapes séparées. Il en va autrement en procédure ouverte : ici, le contrôle de la qualification et celui de l’offre sont en général simultanés.

Examen et rectification des offres

Après avoir reçu les offres, l’adjudicateur contrôle que les exigences de forme soient respectées et dresse un procès-verbal d’ouverture. Les erreurs de calcul évidentes sont corrigées d'office. En cas d'offres peu claires, elle peut demander des explications aux soumissionnaires, en vertu desquelles elle doit documenter les questions et les réponses.

La rectification des offres des points de vue technique et mathématique sert à identifier l'offre la plus avantageuse. En vertu du droit révisé des marchés publics, une rectification ne peut avoir lieu que i) pour clarifier le marché ou les offres, respectivement de rendre les offres objectivement comparables ; ou ii) dans le cas de modifications des prestations objectivement et factuellement requises, à condition que la prestation caractéristique ou le cercle potentiel des soumissionnaires demeurent inchangés. Contrairement au droit antérieur, les négociations de prix pures (appelées « rounds » de négociation) sont désormais également interdites au niveau fédéral.

Evaluation des offres et adjudication

Pour autant que les critères de qualification et les spécifications techniques soient respectés, l'adjudicateur évalue les offres sur la base des critères d’adjudication énoncés dans l'appel d'offres ou le dossier d'appel d'offres (voir chapitre Critères d’adjudication). Le marché est attribué à l'offre la plus avantageuse (anciennement : « la plus avantageuse économiquement »). L'évaluation doit être effectuée de manière objective, uniforme et compréhensible et doit être documentée (ce qu'on appelle le rapport d'évaluation).

Procédure de recours

L’adjudication peut être attaquée par les soumissionnaires non retenus par le biais du recours (cf. chapitre Voies de droit).

Contrat

Le contrat avec le soumissionnaire qui a remporté l’adjudication ne peut être conclu que lorsqu’il est certain

• qu’il n’y a pas eu de recours, ou que le délai de recours s’est écoulé sans qu’il n’y ait eu de recours, ou
• qu’il y a eu un recours, mais que l’effet suspensif n’a pas été demandé, ou
• qu’il y a eu un recours, mais que la requête d’effet suspensif a été rejetée.

Au niveau cantonal, cette règle s'applique à toutes les adjudications, mais dans le cas des marchés fédéraux, cette règle s’applique uniquement dans le domaine régi par les accords internationaux ; hors du domaine des accords internationaux, les adjudicateurs fédéraux peuvent conclure le contrat immédiatement après l'adjudication.

Une fois le contrat conclu, il s’agit de l’exécuter. Dans ce cadre, les parties devraient gérer leur relation contractuelle de manière appropriée. Entre autres, elles devraient documenter les éventuelles modifications du contrat survenues dans le cadre du « change management » pendant la durée du contrat.