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Vergabeverfahren

Hinweis: Die Ausführungen beziehen sich auf die revidierten Beschaffungserlasse von Bund und Kantonen. Die Kantone treten voraussichtlich im Laufe der Jahre 2021/2022 der revidierten IVöB bei.

 
Ablauf

Die wichtigsten Schritte

Analyse

Am Anfang jeder Ausschreibung ist zuerst der Beschaffungsgegenstand zu bestimmen. Dazu sind die konkreten Bedürfnisse und Kostenvorstellungen der Vergabestelle zu evaluieren, das Marktumfeld zu analysieren und die Beschaffungsziele sowie die Anforderungen an die zu beschaffende Leistung festzulegen.

Konzeption

Ist der Beschaffungsgegenstand bestimmt, erfolgt die Gesamtplanung. Mit Blick auf den konkreten Beschaffungsgegenstand wird zuerst festgelegt, ob eine Ausschreibung im offenen oder selektiven Verfahren durchgeführt werden soll. Sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind, ist auch eine Vergabe im Einladungsverfahren oder im freihändigen Verfahren möglich. Die beiden letztgenannten Verfahren werden nachstehend nicht behandelt. Jeder geplante Auftrag, der im offenen oder selektiven Verfahren vergeben wird, muss einzeln ausgeschrieben werden. In der Ausschreibung teilt die Vergabestelle die Grundlagen der Ausschreibung mit (z.B. Angaben zur Auftraggeberin, Auftrags- und Verfahrensart, Beschaffungsobjekt, Ort und Zeitpunkt der Leistungserbringung). Zusätzlich kann die Vergabestelle auch Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung stellen, in welchen die Präqualifikation (erster Schritt im selektiven Verfahren) bzw. die Ausschreibung präzisiert werden. Die Vergabestelle legt insbesondere auch die Eignungskriterien, die Zuschlagskriterien sowie die Technischen Spezifikationen fest (siehe auch Kapitel Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Technische Spezifikationen.

Oftmals ist es sinnvoll (und vereinfacht einen zukünftigen Vertragsabschluss), bereits zu diesem Zeitpunkt einen Vertragsentwurf auszuarbeiten und den Ausschreibungsunterlagen beizulegen.

Antrag auf Teilnahme und Angebot

Im Gegensatz zum offenen Verfahren, in welchem alle interessierten Anbieterinnen direkt ein Angebot einreichen dürfen, ist beim selektiven Verfahren eine Präqualifikation (auch Präselektion) vorgelagert: Die interessierten Anbieterinnen stellen zuerst Anträge auf Teilnahme an der Ausschreibung. Gestützt auf die Eignungskriterien (siehe Kapitel Eignungskriterien) prüft die Vergabestelle die Eignung der Anbieterinnen und lädt die geeigneten (d.h. präselektionierten) Anbieterinnen zur Offertstellung ein.

Im selektiven Verfahren finden Eignungs- und Angebotsprüfung somit zwingend in zwei separaten Schritten statt. Anders im offenen Verfahren: Hier werden Eignungs- und Angebotsprüfung in der Regel nicht zeitlich getrennt.

Angebotsprüfung und -bereinigung

Nach Eingang der Offerten prüft die Vergabestelle die Einhaltung der Formerfordernisse und erstellt ein Öffnungsprotokoll. Offensichtliche Rechenfehler werden von Amtes wegen korrigiert. Bei unklaren Angeboten kann sie von den Anbieterinnen Erläuterungen einholen, wobei sie die Fragen und Antworten zu dokumentieren hat.

Die Bereinigung der Angebote in technischer und rechnerischer Hinsicht dient dazu, das vorteilhafteste Angebot zu ermitteln. Eine Bereinigung darf unter dem revidierten Vergaberecht nur stattfinden, i) um den Auftrag bzw. die Angebote zu klären bzw. die Angebote objektiv vergleichbar zu machen; oder ii) im Fall von objektiv und sachlich gebotene Leistungsänderungen, soweit sich dadurch die charakteristische Leistung oder der potenzielle Anbieterkreis nicht verändert. Im Unterschied zum früheren Recht sind reine Preisverhandlungen (sog. Abgebotsrunden) neu auch auf Bundesebene untersagt.

Bewertung der Angebote und Zuschlag

Soweit die Eignungskriterien und die technischen Spezifikationen erfüllt sind, bewertet die Vergabestelle die Angebote anhand der in der Ausschreibung oder den Ausschreibungsunterlagen aufgeführten Zuschlagskriterien (siehe Kapitel Zuschlagskriterien). Das vorteilhafteste (früher: «wirtschaftlich günstigste») Angebot erhält den Zuschlag. Die Evaluation hat in objektiver, einheitlicher und nachvollziehbarer Weise zu erfolgen und muss dokumentiert werden (sog. Evaluationsbericht).

Beschwerdeverfahren

Der Zuschlag kann von den nichtberücksichtigten Anbieterinnen mittels Beschwerde angefochten werden (siehe Kapitel Rechtsschutz).

Vertrag

Der Vertrag mit der Anbieterin, die den Zuschlag erhalten hat, darf erst abgeschlossen werden, wenn feststeht, dass

  • keine Beschwerde erhoben wurde bzw. die Beschwerdefrist unbenützt abgelaufen ist, oder
  • zwar eine Beschwerde erhoben wurde, für diese aber keine aufschiebende Wirkung beantragt wurde, oder
  • eine Beschwerde erhoben wurde, das entsprechende Gesuch um Erteilung der aufschiebenden Wirkung jedoch abgewiesen wurde.

Auf kantonaler Ebene gilt diese Regel bei allen Vergaben, bei Bundesbeschaffungen jedoch nur im Staatsvertragsbereich; im Nichtstaatsvertragsbereich können Bundesvergabestellen den Vertrag unmittelbar nach Zuschlagserteilung abschliessen.

Nach Abschluss des Vertrags geht es alsdann um dessen Erfüllung resp. Umsetzung. Dabei sollten die Parteien ein geeignetes Vertragsmanagement betreiben. Dazu gehört auch, allfällige Vertragsänderungen, welche sich im Rahmen des «Change Management» während der Vertragsdauer ergeben, zu dokumentieren.