Die wichtigsten Schritte

Analyse

Am Anfang jeder Ausschreibung ist zuerst der Beschaffungsgegenstand zu bestimmen. Dazu sind die konkreten Bedürfnisse und Kostenvorstellungen der Vergabestelle zu evaluieren, die Beschaffungsziele und die Anforderungen an die zu beschaffende Leistung festzulegen sowie das Marktumfeld zu analysieren.

Konzeption

Ist der Beschaffungsgegenstand bestimmt, erfolgt die Gesamtplanung. Mit Blick auf den konkreten Beschaffungsgegenstand wird zuerst festgelegt, ob eine Ausschreibung im offenen oder selektiven Verfahren ausgeschrieben werden soll. Sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind, ist auch eine Vergabe im Einladungsverfahren oder im freihändigen Verfahren möglich. Die beiden letztgenannten Verfahren werden nachstehend nicht behandelt. Jeder geplante Auftrag, der im offenen oder selektiven Verfahren vergeben wird, muss einzeln ausgeschrieben werden. In der Ausschreibung teilt die Vergabestelle die Grundlagen der Ausschreibung mit. Zusätzlich kann die Vergabestelle auch Ausschreibungsunterlagen abgeben, in welchen die Präqualifikation (erster Schritt im selektiven Verfahren) bzw. die Ausschreibung präzisiert werden. Die Vergabestelle legt insbesondere auch die Eignungs- und Zuschlagskriterien fest (siehe auch Kapitel Eignungskriterien im Bundesvergaberecht und Zuschlagskriterien im Bundesvergaberecht).

Allenfalls ist es sinnvoll (und vereinfacht einen zukünftigen Vertragsabschluss), bereits zu diesem Zeitpunkt einen Vertragsentwurf auszuarbeiten und den Ausschreibungsunterlagen beizulegen.

Antrag auf Teilnahme und Angebot

Im Gegensatz zum offenen Verfahren, in welchem alle interessierten Anbieter direkt ein Angebot einreichen dürfen, ist beim selektiven Verfahren eine Präqualifikation (auch Präselektion) vorgelagert: Die interessierten Anbieter stellen zuerst Anträge auf Teilnahme an der Ausschreibung. Gestützt auf die Eignungskriterien (siehe Kapitel Eignungskriterien im Bundesvergaberecht) prüft die Vergabestelle die Eignung der Anbieter und lädt die geeigneten (d.h. präselektionierten) Anbieter zur Offertstellung ein.

Im selektiven Verfahren finden Eignungs- und Angebotsprüfung somit zwingend in zwei separaten Schritten statt. Anders im offenen Verfahren: Hier werden Eignungs- und Angebotsprüfung in der Regel nicht zeitlich getrennt.

Nach Offerteingang öffnet die Vergabestelle die Angebote und erstellt ein Öffnungsprotokoll. Die Vergabestelle bereinigt die Angebote in technischer und rechnerischer Hinsicht, sofern dies notwendig ist, um die verschiedenen Angebote objektiv vergleichbar zu machen.

Verhandlungen und Dialog

Im Bundesvergaberecht können, sofern in der Ausschreibung darauf hingewiesen wurde, mit den Anbietern Verhandlungen (z.B. über den Preis) geführt werden. Im kantonalen Vergaberecht hingegen sind Abgebotsrunden unzulässig (Art. 11 lit. c IVöB).

Im Rahmen der VöB-Revision von 2010 wurde neu das Instrument des Dialogs eingeführt. Die Vergabestelle darf bei komplexen Beschaffungen und bei der Beschaffung intellektueller Dienstleistungen die von den Anbietern vorgeschlagenen Lösungswege oder Vorgehensweisen im Dialog weiterentwickeln. Diese Möglichkeit bedarf eines entsprechenden Hinweises in der Ausschreibung (siehe Kapitel Änderungen und Dialog).

Bewertung der Angebote und Zuschlag

Nach Eingang der Angebote bewertet die Vergabestelle die Angebote anhand der in der Ausschreibung oder den Ausschreibungsunterlagen aufgeführten Zuschlagskriterien (siehe Kapitel Zuschlagskriterien im Bundesvergabewesen). Das wirtschaftlich günstigste Angebot erhält den Zuschlag (Art. 21 Abs. 1 BöB).

Beschwerdeverfahren

Der Zuschlag kann mittels Beschwerde angefochten werden (siehe Kapitel Rechtsschutz).

Vertrag

Der Vertrag mit dem Anbieter, der den Zuschlag erhalten hat, darf erst abgeschlossen werden, wenn feststeht, dass

  • keine Beschwerde erhoben wurde bzw. die entsprechende Beschwerdefrist unbenützt abgelaufen ist, oder
  • zwar eine Beschwerde erhoben wurde, für diese aber keine aufschiebende Wirkung beantragt wurde, oder
  • eine Beschwerde erhoben wurde, das entsprechende Gesuch um Erteilung der aufschiebenden Wirkung jedoch abgewiesen wurde.

Nach Abschluss des Vertrags geht es alsdann um dessen Erfüllung resp. Umsetzung. Dabei sollten die Parteien ein geeignetes Vertragsmanagement betreiben. Dazu gehört auch, allfällige Vertragsänderungen, welche sich im Rahmen des Change Management während der Vertragsdauer ergeben, zu dokumentieren.