Nach einer abgeschlossenen Beschaffung steht oft schon die nächste Beschaffung an, sei es um die beschafften Güter zu warten oder um den Beschaffungsgegenstand zu erweitern oder zu ersetzen. Unter gewissen Umständen können Zusatz- und Folgeaufträge ohne Durchlaufen eines formellen neuen Beschaffungsverfahrens vergeben werden. In der Praxis finden sich vor allem die nachfolgend aufgezählten Varianten (Ausschreibung mit Optionsklausel, Folgeaufträge zur Deckung eines Mehrbedarfs und Rahmenvereinbarungen), welche auch untereinander kombiniert werden können.
- Ausschreibung mit Optionsklausel
Sowohl auf Bundesebene wie auch (mit gewissen Einschränkungen) auf kantonaler Ebene kann eine Ausschreibung für einen Auftrag Optionen für Folgeaufträge vorsehen. Durch das Optionsrecht erhält die Vergabestelle das Recht (nicht aber die Pflicht), die Option durch einseitige Willenserklärung auszuüben. Massgebend für das anwendbare Verfahren einer Ausschreibung mit Optionen für Folgeaufträge ist der Gesamtwert (Grund- und Folgeauftrag). Die Eignungskriterien müssen sowohl beim Zuschlag des Grundauftrags (mit dem Optionsrecht) als auch im Zeitpunkt der Ausübung der Optionen erfüllt sein.
- Folgeaufträge zur Deckung eines Mehrbedarfs
Nach dem Zuschlag kann ein Zusatzauftrag, der nicht als Option ausgeschrieben wurde, nur dann ohne erneute Ausschreibung erteilt werden, wenn dies nach den dafür geltenden Vorschriften im Rahmen einer freihändigen Vergabe zulässig ist. Die Zulässigkeit hängt vom Gegenstand und dem anwendbaren Schwellenwert ab.
Da es sich beim freihändigen Verfahren um eine Ausnahme handelt, sind die Tatbestände, unter denen eine freihändige Beschaffung zulässig ist, restriktiv auszulegen. Eine freihändige Vergabe von Zusatzaufträgen ist bspw. unter folgenden Umständen möglich:
- Wenn der zusätzliche Bedarf aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse dringend ist und nicht mehr im ordentlichen Verfahren beschafft werden kann.
- Wenn aufgrund technischer oder künstlerischer Besonderheiten oder aus Gründen des Schutzes des geistigen Eigentums nur ein einziger Anbieter in Frage kommt. Dies bringt oft schwierige Abgrenzungsfragen mit sich. Wenn Produkte anderer Anbieter so angepasst werden können, dass sie die Zwecke der Vergabestelle erfüllen, stellen diese eine angemessene Alternative dar und eine freihändige Vergabe ist nicht zulässig.
- Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen können dem ursprünglichen Anbieter freihändig vergeben werden, wenn nur dadurch die Austauschbarkeit mit schon vorhandenem Material oder Dienstleistungen gewährleistet ist.
- Die bisher in Art. 36 Abs. lit. e VöB vorgesehene Möglichkeit, neue Aufträge, die sich auf einen gleichartigen Grundauftrag beziehen, freihändig zu vergeben, sofern dies in der Ausschreibung vorgesehen wurde, wurde in der letzten VöB-Revision aufgehoben. Diese Variante erlaubte eine grössere Flexibilität als die Ausschreibung von Optionen, da der zusätzliche Beschaffungsgegenstand nicht bereits bei der Ausschreibung fest-gelegt werden musste.
- Rahmenvereinbarung
Eine Variante, die der Vergabestelle ebenfalls eine gewisse Flexibilität einräumt, ist der Abschluss von Rahmenvereinbarungen, wonach einzelne Leistungstranchen in periodischen Abständen beim Anbieter abgerufen und bezogen werden können. Trotz fehlender gesetzlicher Regelung in der Schweiz sind solche Rahmenvereinbarungen in der Praxis vermehrt anzutreffen.
Im Gegensatz zu einer Ausschreibung mit Optionen muss bei Rahmenvereinbarungen im Zeitpunkt des Zuschlags noch keine Bestellung erfolgen. Mit beiden Varianten wird ein ähnliches Ergebnis erzielt. Unterschiede ergeben sich hinsichtlich des Detaillierungsgrades für die Beschreibung der zu beschaffenden Leistungen. Diese Unterschiede sind indessen nur graduell. Auch bei Rahmenverträgen muss der Leistungsgegenstand soweit beschrieben werden, dass die essentiellen Charakteristika der Leistungen erkennbar sind und sich einer CPC Referenz-Nr. zuordnen lassen.